Van idee tot con­gres

De aanloop naar een congres

Je speelt met het idee een congres te organiseren voor je associatie? Of misschien droom je wel van een samenkomst met experts die jouw passie delen? De eerste stap is vrij simpel. Stel jezelf de volgende vragen. Zijn er al congressen over mijn onderwerp georganiseerd? En hoe zagen die er dan uit? Een eenvoudige Google Search levert je vast al veel op. 

Goede resultaten gevonden? Fijn nieuws: je hoeft niet van nul te beginnen. De meeste associaties hebben namelijk al vastgelegde richtlijnen die je perfect kan volgen. Met die gids onder de arm kun je alvast aangeven dat je interesse hebt om een congres in Gent te organiseren, volledig vrijblijvend. 

Op dit punt in het proces neem je best contact op met GentCongres. Zo ondersteunen we je graag bij het indienen van een Letter of Intent bij je internationale vereniging. Dat is een vrijblijvend document waarin je aangeeft interesse te hebben om het congres in Gent te organiseren. En zo weet jouw associatie meteen dat we ons kandidaat zullen stellen. 

Bovendien gaan we na wat de officiële richtlijnen zijn om het congres binnen te halen, en wanneer je je bid kan indienen. 

Opmaak bidbook of presentatie

Tijd om te checken hoe haalbaar het is om alles intern te regelen. Denk je dat je tijd of handen te kort komt? In dat geval helpen we je graag met het zoeken naar een geschikte PCO (professionele congresorganisator).

Van zodra je je team en eventuele PCO aan boord hebt, kun je aan je bid beginnen! Samen kijken we nog even de handleiding en richtlijnen van je internationale vereniging na, en dan zijn we vertrokken. In deze essentiële fase nemen we de opmaakkosten voor onze rekening, en halen we sowieso steeds het onderste uit de kan. Zo zijn de bidbooks die we aanleveren niet alleen verfijnd en overtuigend. Ze springen ook meteen in het oog! Mooie vooruitzichten dus om jouw bid moeiteloos te winnen. Moet je daarnaast nog een presentatie geven? Geen probleem, wij zorgen ervoor dat alles piekfijn in orde komt. 

TIP : Ben je benieuwd naar de verschillende faciliteiten die Gent te bieden heeft? Ga dan zeker aan de slag met onze zalenzoeker, een handige online tool om de perfecte venues in Gent te vinden. 

Na het indienen van je bid is het, afhankelijk van het aantal deelnemende kandidaten, even wachten op de beslissing van de associatie. Mogelijk wordt je gevraagd om je kandidatuur ook nog even toe te lichten met een presentatie. 

Is je presentatie goed verlopen? Super! Nu is het wachten op het verdict van de associatie. Daarna kan je verder aan de slag met de uitwerking van je congres. 

TIP: Nodig de relevante besluitvormers uit om een bezoek te brengen aan Gent. Deze site-visits bestaan uit een op maat gemaakte rondleiding voor de delegatie van je vereniging, waarbij GentCongres de organisatie op zich neemt. Een site-visit zal zeker je kandidatuur versterken !

Het bid binnengehaald? Mooi!

Nu kun je je over de praktische zaken buigen: stel een definitief team samen, en zorg voor een duidelijke taakverdeling. Wie houdt zich bijvoorbeeld bezig met de inhoud van het congres? Wie met de vorm? Als je in stap twee een PCO hebt aangenomen, valt dit laatste onder diens takenpakket : de selectie van de faciliteiten, de technische uitwerking van het programma en de budgetopvolging. Dit alles met de ondersteuning van ons ervaren team. Ondertussen kunnen jij en je collega’s van het LOC (Local Organizing Committee) zich ontfermen over de inhoudelijke uitwerking van het congres. 

Heb je geen PCO ingeschakeld? Geen zorgen. GentCongres staat je graag bij in de zoektocht naar locaties, hotels, social programs,... Bovendien beschikken we over een uitgebreid netwerk van contacten die jou met diverse zaken kunnen verder helpen.

Vragen of advies nodig? Onze deur staat altijd open. Wij helpen je graag zo goed mogelijk verder!

TIP: Ook in deze stap komt een site-visit goed van pas. Zo krijg je een voorproefje van de unieke sfeer en uitstekende infrastructuur in Gent. Ideaal om goed geïnformeerd de juiste beslissingen te nemen. 

In deze stap kun je starten met de opbouw van je website en de promotie van je congres! GentCongres biedt allerlei marketingmateriaal aan om jouw congres op de kaart te zetten en zo veel mogelijk deelnemers te lokken. Van beeldmateriaal tot aankondigingen op sociale media: je mag steeds rekenen op onze diensten!

Benieuwd wat we allemaal aanbieden? Ontdek het op onze dienstverleningspagina. 

De laatste weken voor het event zijn de spannendste. Houd er rekening mee dat deze erg intens kunnen zijn, en jij en je team druk in de weer zullen zijn. Maar uiteraard staan we nog steeds voor je klaar om al je vragen of bezorgdheden weg te nemen. 

En dan is het eindelijk zover: het congres gaat van start! Nu is het aan je team en/of je PCO om zich te bewijzen.

Het einde van je congres betekent nog niet het einde van je werk: na je congres is het aan jou om je deelnemers te bedanken en het geleverde werk te evalueren. Neem zeker ook je budget onder de loep. Met die informatie kan je een verslag opstellen. 

Bespreek dan met je team wat er goed ging en waar het beter kon, zodat iedereen met een goed gevoel op het congres kan terugkijken. Deze evaluatie komt uiteraard ook goed van pas bij opvolgers, zo kunnen zij een even succesvol event organiseren als jij. Ook GentCongres hoort graag waar we onze dienstverlening nog kunnen verbeteren.

Is de organisatie van een congres beslist iets voor jou? Laat ons zeker iets weten, en dan gaan we samen aan de slag met jouw unieke evenement!